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如何打造智能化的员工出行方式?阿里自研出行神器首次曝光

导读:业界流传着这样一则传说:阿里员工打车从来不给钱,只需手指点一点,报销流程就能自动完成。你也许忍不住会问:天底下还有这么好的事情?没错!接下来就让八妹为大家详细介绍这款深受阿里小二喜爱的出行神器——“欢行”。

欢行是阿里巴巴信息平台事业部自主研发的员工差旅&报销系统,涵盖用车、酒店预订、行程管理、差旅管控等功能于一体,全流程实现移动化,在提升员工出行效率的同时,大大降低了企业差旅成本,并实现了企业差旅和报销制度的系统化管控,是阿里内部最受员工欢迎的应用之一。

自动化智能化,欢行让员工出行更便利

个人免支付、免贴票、免报销

因公用车、购买机票由企业账户直接付款,员工再也不用忍受贴票、报销的痛苦,公司每月可节省近20万张出租车发票的审核处理成本。每天有 7000多名阿里小二通过欢行打车,平台接入了多家供应商,能够根据当前运力和价格为员工提供最优的出行方案。

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全流程移动化,随时随地欢乐出行

差旅申请、预订、报销、审批全流程实现移动化,员工不仅能随时查看公司开票资料等重要信息,还能随时查看和管理个人差旅行程。员工在外如遇紧急情况,可通过欢行直接拨打救援热线获得援助。员工在差旅期间可通过拍照、扫描的快捷方式,将火车票、电子发票等自动生成发票记录。即使是暂时无法扫描的发票,只要通过欢行预订,报销时消费记录都会自动打通,无需再次填写。

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差旅管控,成本管控更智能

欢行能通过低价预警系统提醒员工在合适范围内选择最低价的产品为企业节省成本,同时系统对差旅申请人和乘机人实行强关联,以防止为非阿里员工预订机票。系统还支持向不同角色(主管、财务、行政等)展示员工差旅行为和费用支出情况,并对异常情况作出提醒。

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从4天降低到4小时,对账变得更简单

每个月欢行至少产生20万笔用车订单,针对不同供应商还有不同的结算要求,使用传统的Excel方式对这样数量级的订单进行对账,不仅耗时而且极易出错。而且一个财务小二在月底关帐前处理完多个业务的账务,压力极大。欢行对账平台通过自动对接账单自动对账、自动将账单数据抛到下游财务系统进行付款、分摊、入帐等工作,财务只需核对系统对完账的数据,和供应商确认订单或金额有异常的那部分数据即可,其他一切都可交由系统自动完成,节省了大量时间(对账时间从过去的每个供应商需要花费4天缩减到只需4小时),更重要的是数据不会出错。同时系统也支持不同集团的财务处理各自集团账务的诉求。这些功能的实现,背后靠的是阿里大数据平台ODPS。针对ODPS 的原理,欢行对账平台的数据流图如下:

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利用ODPS可以实现跨系统边界的数据运算。它的核心是通过Map-reduce进行大数据处理,提高运算速度,而传统的单库则无法支撑大数据量的运算,导致超时。另一方面,通过这种方式,新的供应商账单的接入变成了标准的流程化,对后续支持其他业务或现有业务的规则变更,有很高的灵活性,也提高了开发效率,降低了开发成本。

未来票据扫描识别,再也不用小心翼翼贴发票

报销时最繁琐的就是输入报销信息和贴发票了。虽然阿里小二们在订机票和用车时已经无需报销,但除此以外,每天仍有很多其他费用需要报销。票据扫描识别为很多小二们节省了信息录入的时间。目前欢行已经实现或即将要实现的票据有两种:一种是火车票,通过调用图像识别服务并运用几何解析来识别车票上的有用信息,自动填入报销记录。在经过1000+张的车票扫描试验后,实现了整体83%、单项93%的识别率。另一种是增值税专票,同样使用了图像识别服务,加上编辑距离算法来识别发票信息。对于较为模糊的企业名称,欢行借助搜索引擎来进行搜索和匹配企业库,使得发票的识别率能提升10%-30%。

打到车服务好还价格低,解决运力、服务和成本的三维平衡

欢行用车于16年正式上线,当时只有一家用车供应商。随着市场及内部需求的变化,公司内部对用车提出了新的需求,于是欢行接入了多家供应商,分别在运力、服务和成本上各有所长,目标为实现运力、服务与成本的平衡。

运力:近几年,阿里在全国乃至全球的办公点越来越多,员工数量与日俱增,有一些办公点地理位置较偏僻,周围车辆不多;加上国家提高了快车的准入机制,导致供应商的运力大量下降,仅靠一家供应商的运力已无法满足小二们的出行需求。同时,基于服务和成本的考虑,欢行转变了思路,将用车这个服务平台化,并提供标准的API给多家用车供应商接入。然而,与第三方系统通信,安全问题至关重要,欢行基于TOP平台搭建了API开放平台,使用签名校验的方式保障了双方通信的安全性。

服务:除了接入其他供应商来满足服务诉求,对司机服务质量的提升,欢行也做了尝试。快车,主要采用的是社会运力,司机并非自家员工,尽管供应商在司机管理上做了大量措施,仍然避免不了有司机违规作弊或服务态度恶劣。欢行使用ODPS进行大数据分析捕获并在系统层面建立了一系列规则,只要司机命中其中一条或几条规则,欢行会自动将司机加入黑名单,阻止黑名单司机再次接到阿里小二们的单。同时,为了防止司机骚扰小二们,欢行协同供应商,采用传递小号的方式,司机看不到小二真实的号码,但可通过APP和小二取得联系。

成本:去年,市场上对企业端实行了溢价策略,在车辆不足的情况下,系统通过自动给司机加价来吸引司机接单。阿里小二加班用车需求比较集中,预估价接口调用过频,会让服务商系统以为该区域需求旺盛,从而触发更高的溢价倍数。为了抑制这种情况,欢行利用滑动窗口算法对供应商预估价接口调用频率进行动态调节,溢出的需求会提醒小二们稍后再试。通过这种方式,溢价成本下降了20%。

欢行的初衷是为员工提供更简单、便捷的差旅&报销体验,未来我们将继续致力于通过智能化出行&报销、OCR、电子发票等手段持续提升员工的差旅&报销效率和体验。我们期望更多的开发者参与建设欢行差旅&报销平台服务更多的企业。

同时,欢行的开发者平台即将到来,欢迎大家收藏网址:https://open-hatrip.alibaba.com,关注我们的动态

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